“Thủ công hóa” công nghệ thông tin? - Bản có dấu.
“Thu cong hoa” cong nghe thong tin? - Bản không dấu.

Đầu tư CNTT trong các đơn vị hành chính nhà nước  thường xuất phát từ 2 nguồn: thông qua các dự án (ngân sách tập trung) và từ ngân sách sự nghiệp  của đơn vị. Thông thường, đầu tư  theo dự án mang tính hệ thống  và có quy hoạch; còn đầu tư  từ ngân sách sự nghiệp  thường nhỏ, mang tính giải quyết một số nhu cầu bức bách, như một vài thiết bị hoặc một vài PM.

Đầu tư HTTT cho một đơn vị hành chính thường kéo dài nhiều năm, với khối lượng công việc  lớn và nguồn kinh phí rất lớn. Từ trước năm 2005, các dự án CNTT do sở KHCN là chủ quản, việc xây dựng  dự án CNTT mới mẻ, chưa có các quy định  cụ thể. Việc xét duyệt dự án được thực hiện thông qua hội đồng (gồm các chuyên gia  CNTT, nặng về chuyên môn) giống như xét duyệt đề tài khoa học. Chính về thế cho đến trước năm 2005, rất ít dự án CNTT được triển khai; hoặc còn nhiều lúng túng khi triển khai. Các dự án thường thiên về phần cứng, chưa phân tích  và tính toán đầy đủ các thành phần liên quan, vì vậy việc xác định tổng kinh phí cho HTTT thường không đủ.

Mặt khác, thiết bị thường được đầu tư  qua nhiều giai đoạn, nhiều chủng loại với nhiều cấu hình khác nhau. Sự xuống cấp phần cứng thường rất nhanh nhưng các CQNN chưa có quy định  cũng như kinh phí bảo trì, bảo dưỡng thiết bị. Triển khai một HTTT bài bản với các thiết bị thiếu đồng bộ làm ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả.

Tuy vậy, đầu tư  hạ tầng kỹ thuật  thường đơn giản hơn rất nhiều bởi tính hữu hình của nội dung  đầu tư, sản phẩm  trên thị trường  rất phong phú và có mặt bằng giá cả tương đối rõ ràng. Việc phê duyệt cũng như nghiệm thu, thanh, quyết toán cũng dễ dàng. Song, xác định hiệu quả đối với đầu tư  phần cứng là vấn đề cần được quan tâm, bởi hiệu quả của đầu tư  phần cứng phụ thuộc vào khả năng triển khai các thành phần khác của HTTT. Nếu đầu tư  phần cứng không đồng bộ với các thành phần khác sẽ dẫn đến tình trạng lãng phí hoặc hiệu quả rất thấp.

Quan trọng nhất là các đơn vị cần kiểm soát tiến độ đầu tư  phần cứng sao cho phù hợp với các thành phần khác. Tránh trường hợp khá phổ biến khi dự án được phê duyệt là đầu tư  phần cứng ngay, trong khi PM và CSDL thường kéo dài 1-2 năm. Đến khi hệ thống  bắt đầu hoạt động  thì phần cứng đã trở nên lạc hậu. Chưa kể trường hợp triển khai ứng dụng hoặc CSDL thất bại thì hạ tầng kỹ thuật  trở nên lãng phí.

PM và CSDL có lẽ là thành phần mang tính rủi ro nhiều nhất trong các thành phần của HTTT ở các khía cạnh:

1. Thẩm định và phê duyệt của cơ quan  chức năng: Ngành CNTT chưa có quy định  định mức và đơn giá, vì vậy việc phê duyệt định mức và đơn giá cho PM và dữ liệu  của các dự án rất cảm tính. Có tình trạng “cào bằng” giữa PM đơn và PM mạng, giữa PM xử lý phức tạp và PM đơn giản, giữa PM nhiều người sử dụng  với PM ít người sử dụng.

2. Quan niệm của người dùng: Hiện nhu cầu của người sử dụng  PM trong các CQNN chỉ giới hạn ở mức hạn chế, chỉ cần in ra được các biểu mẫu. Hầu như không có khái niệm thông qua PM để tích hợp thông tin, phục vụ tra cứu, chia sẻ, kế thừa và tổng hợp phân tích.

3. Xây dựng  CSDL chưa gắn với quá trình vận hành hệ thống: Phải khẳng định 90% dữ liệu  sẽ được phát sinh và cập nhật trong quá trình vận hành PM. Tuy nhiên khái niệm về PM và xây dựng  CSDL hầu như vẫn bị tách rời nhau không chỉ trong các đơn vị quản lý NN mà ngay cả các đơn vị chức năng về CNTT. Thực tế có đơn vị được coi là điển hình về ứng dụng CNTT nhưng xử lý nghiệp vụ hoàn toàn thủ công, sau đó trung tâm  tin học  nhập kết quả vào máy để hình thành dữ liệu.

4. Tin học  hóa mô phỏng thủ công: Nếu triển khai PM mà mang tính cải tiến thì chắc chắn rất khó khăn hoặc thất bại. Do quan niệm, PM chỉ được nghiệm thu khi và chỉ khi các kết quả được kết xuất từ PM giống y như thủ công. Một thí dụ khá điển hình là nếu biểu mẫu được kết xuất từ PM thì thông tin  sẽ không được chỉnh sửa, nhưng nhiều nơi vẫn yêu cầu xuất ra word để chuyên viên có thể sửa thông tin  hoặc căn chỉnh lại cho đẹp, để lưu trữ  riêng từng file văn bản  mặc dù có thể dẫn đến tình trạng thông tin  trong hệ thống  và ngoài bảng biểu sẽ khác nhau.

5. PM “đẽo cày giữa đường”: Tình trạng xây dựng  PM cho các đơn vị quản lý NN giống như “đẽo cày giữa đường” đang khá phổ biến. Nếu như thực hiện theo hình thức PM dùng chung như Đề Án 112 chắc chắn sẽ thất bại. Cùng một loại hồ sơ nhưng mỗi CQNN có nhu cầu xử lý và quản lý khác nhau đến 30%. Ngay trong một phòng, mỗi chuyên viên cũng có những yêu cầu khác nhau mà không hề có trọng tài. Muốn triển khai được PM thì PM phải dung hòa được các yêu cầu khác nhau đó (Xem bài “Để thắng sức ỳ của hệ thống” - TGVT sê-ri B tháng 1/2008, trang 38).

6. Biểu mẫu quá đa dạng, không theo chuẩn: Có thể nói 80% biểu mẫu của cùng loại hồ sơ tại các CQNN là khác nhau. Cả những biểu mẫu đã có quy định  của ngành chức năng nhưng khi đến từng cơ quan  thì đều được bổ sung hoặc chỉnh sửa theo ý riêng. Thậm chí, cùng một loại biểu mẫu trong cùng một cơ quan  nhưng mỗi phòng lại thiết kế  khác nhau. Ví dụ cùng là biên nhận hồ sơ nhưng hình thức của từng phòng lại khác nhau mặc dù đều do một bộ phận “Tiếp nhận và hoàn trả hồ sơ” theo hình thức “một cửa một dấu” của cơ quan  nhận.

7. Kiến thức  CNTT quá sơ khai, đặc biệt là kiến thức  làm việc  qua mạng: Nếu nói xây dựng  PM là “đẽo cày giữa đường” thì triển khai PM và hướng dẫn  sử dụng là “làm dâu trăm họ”. Có lẽ 90% công chức nhà nước  không có khái niệm ứng dụng PM để xử lý công việc, làm việc  và chia sẻ  thông tin  qua mạng. Sau khi PM đã được nghiệm thu phần chỉnh sửa, đơn vị tư vấn phải hướng dẫn  và kèm cặp trực tiếp  trên máy, bằng hồ sơ thật cho từng chuyên viên của các phòng/ban chuyên môn. Việc hướng dẫn  phải thực hiện không dưới 3 lần và không phải lúc nào cũng thực hiện được vì chuyên viên luôn bận. Nhiều trường hợp sau một thời gian  xử lý hồ sơ bằng CNTT lại trở về thủ công với lý do  sử dụng máy tính  lâu hơn làm bằng tay! Điều đáng ngạc nhiên  là lý do  này lại được hết sức thông cảm  vì vậy nhiều hệ thống  không thể tiếp tục vận hành.

8. Quy trình, thủ tục khác nhau và chưa ổn định: Cùng một loại hồ sơ nhưng quy trình  và thủ tục mỗi nơi một kiểu. Sự khác về quy trình  và thủ tục không đáng ngại vì có khả năng xây dựng  các PM mở, cho phép điều chỉnh quy trình. Điều đáng ngại là nhiều bộ phận không ứng dụng CNTT để đảm bảo quy trình  được xuyên suốt. Phần lớn quy trình  chỉ được thực hiện tại bộ phận tiếp nhận và hoàn trả hồ sơ, bộ phận xử lý hồ sơ. Lãnh đạo các phòng/ban, lãnh đạo cơ quan  chưa tham gia vào quy trình  CNTT, không sử dụng PM để kiểm tra kết quả và điều hành giám sát.

Do những khó khăn trên, CNTT có thể phải chấp nhận hạn chế các ưu thế để “thủ công hóa” nhằm làm cho người dùng  “nghiện”, sau đó mới phát huy tính ưu việt và giảm “thủ công hóa CNTT”. Tuy nhiên nếu không có cơ chế ràng buộc, nếu không có sự biến chuyển nào khác thì có lẽ đến năm 2010  ứng dụng CNTT trong CQNN vẫn chỉ là khởi điểm.

Hiện tại chưa có bình luận nào về bài viết “Thủ công hóa” công nghệ thông tin?!

Bạn có ý kiến gì về bài viết “Thủ công hóa” công nghệ thông tin? này? Hãy gởi suy nghĩ, bình luận, đánh giá, lời khuyên ... của bạn về bài viết “Thủ công hóa” công nghệ thông tin? bạn tại đây.