Phụ trách IT thường có nhiều lý do  để ngăn không cho nhân viên  sử dụng hạ tầng mạng lưới để làm việc  số việc mà họ cho rằng sẽ có tác động xấu. Để bảo vệ máy tính, dữ liệu  và băng thông, doanh nghiệp  thường cấm không cho sử dụng IM, cài đặt và sử dụng phần mềm  trái phép, và hạn chế tải các file lớn.

Tuy nhiên, bạn vẫn có thể tải các file lớn một cách an toàn, hoặc chát trên IM mà mình ưa thích, và sử dụng các phần mềm  tuy không được phép nhưng về bản chất  là hợp pháp và an toàn.

1. Chuyển các file lớn

Hầu hết các doanh nghiệp  đều đặt mức giới hạn cho dung lượng file đính kèm theo e-mail. Nhưng điều đó không có nghĩa là bạn không thể truyền đi các file lớn. Một loạt các dịch vụ  truyền file miễn phí  (và cả tính phí nhưng rất thấp) như Box.net, SendSpace, SendThisFile, và YouSendIt cho phép gửi đi các file lớn được bảo vệ bằng mật khẩu. Chẳng hạn, YouSendIt cho phép bạn gửi đi các file có dung lượng 100MB hoặc ít hơn mà không cần đăng ký. Trong khi đó, các site khác thì lại yêu cầu địa chỉ e-mail để đăng ký.

2. Chat  thỏa mái

Hầu hết các công ty  không khuyến khích hoặc cấm không cho nhân viên  dùng IM vì lo ngại về bảo mật  và sự tiêu tốn tài nguyên  hệ thống. Trong trường hợp này, bạn có thể sử dụng chương trình  Trillian Basic. Chương trình  chat  này rất an toàn bởi thông tin  truyền đi đã được mã hóa. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng các chương trình  IM của bên thứ ba  như Meebo - cho phép gửi IM từ trang chủ  của Meebo, hoặc đăng nhập ẩn danh.

3. Chạy các chương trình

Các chính sách cấm sử dụng phần mềm  không được duyệt cũng không thể ngăn cản được bạn sử dụng những chương trình  trợ giúp cho công việc  của mình, hoặc bản thân  chương trình  đó hoàn toàn vô hại.

Nếu công ty  của bạn chặn các cổng ngoài của PC thì đơn giản bạn chỉ việc load bất cứ phần mềm  nào mình muốn về thẻ nhớ USB  của U3 hoặc ổ cứng  di động. Các ứng dụng  và dữ liệu  trên ổ U3 hoàn toàn độc lập  so với hệ thống  của bạn. Khi bạn ngắt ổ cứng  khỏi cổng USB, file và ứng dụng  sẽ biến mất cùng nó.

PortableApps.com cung cấp phần mềm  nguồn mở miễn phí  để bạn có thể lưu file vào bất cứ một thiết bị lưu trữ  ngoài nào. Tất cả các file được lưu tạm thời trên PC khi bạn sẽ dụng phần mềm  sẽ biến mất khi bạn rút ổ cứng  ra.

4. Mở khóa các website  bị công ty  cấm

Việc các công ty  cấm những website  khiêu dâm, đánh bạc và “dính” malware  là điều hiển nhiên, nhưng cũng có rất nhiều bộ phận kỹ thuật  cấm cả việc truy cập  những web  mail, tin nhắn tức thời và thậm chí là các site thông thường.

Khi đó, bạn có thể thông qua Proxy.org để truy cập  vào những website  dạng này. Tuy nhiên, khi sử dụng phương pháp này, bạn cũng nên kiểm tra các thông tin  của proxy được cung cấp để tránh các nguy cơ bảo mật. Hầu hết các site proxy đều cung cấp khả năng truy cập  miễn phí  và ẩn danh, nhưng cũng có một cài đặt sẵn phần mềm  độc hại để lừa người dùng.

Một cách khác để mở khóa một site đó là sử dụng trang biên dịch của Google. Mặc dù mục đích ban đầu của trang biên dịch này là dịch từ tiếng nước ngoài  sang ngôn ngữ  bạn cần, nhưng công cụ này cũng có chức năng của một proxy nếu bạn sử dụng chúng để dịch trang tiếng Anh  sang tiếng Anh.

Bạn gõ vào dòng URL dòng địa chỉ sau để mở khóa website: http://www.google.com/translate?langpair=en|en&u=www.site.com (trong đó: www.site.com là địa chỉ website  cần mở khóa).

5. Lưu trữ  file trực tuyến

Sếp của bạn có thể muốn bạn hoàn thành công việc  ngay cả khi bạn không ở văn phòng, nhưng chính sách bảo mật  của công ty  bạn lại ngăn cấm không cho truy xuất tới các file cá nhân  trong hệ thống  máy tính. Lựa chọn đầu tiên là lưu chúng vào ổ USB  hoặc thiết bị lưu trữ  di động trước khi rời văn phòng. Hoặc có thể upload file mà bạn cần lên một site lưu trữ  trực tuyến  như Box.net hoặc Xdrive (của AOL). Hầu hết các dịch vụ  này đều cung cấp ít nhất một dung lượng lưu trữ  miễn phí  vào khoảng 2GB. Gmail, Yahoo  Mail, Hotmail và những nhà cung cấp  web  mail  khác đều cung cấp miễn phí  5GB hoặc lớn hơn (tính phí). Do vậy lựa chọn thứ ba  của bạn là e-mail file cần dùng vào địa chỉ e-mail cá nhân  và có thể sử dụng bên ngoài văn phòng.

6. Truy xuất vào mail  cơ quan  khi không ở văn phòng

Do lo ngại vấn đề xâm nhập vào máy chủ  mail  mà hầu hết các công ty  đều cấm truy xuất mail  từ ngoài cơ quan. Một số công ty  khác thì không hỗ trợ BlackBerry  và những thiết bị e-mail dựa trên điện thoại  khác nên cũng cấm luôn nhân viên  của mình nhận mail  về các thiết bị này.

Có một cách để khắc phục  điều này là forward e-mail trong khi vẫn giữ một bản sao trên máy chủ  gốc. Trong Outlook, bạn chọn Tools - Rules and Alerts. Trong thẻ E-Mail Rules, nhấn vào nút New Rule và chọn Start từ nút blank rule. Cửa sổ thuật sĩ sẽ bật ra, bạn nhấn vào nút Next, chọn “sent only to me” trong phần “conditions“. Nhấn nút Next, và trong cửa sổ Select action(s), chọn “forward to people or distribution list“.

Bước 2, bạn nhấn vào người hoặc các đường linh trong danh sách phân phối (distribution list). Trong phần “Specify whom to forward messages to”, gõ địa chỉ e-mail mà bạn muốn forward đến. Nhấn OK và Finish.

Trong Outlook Express, chọn Tools - Message Rules - Mail. Một cửa sổ lựa chọn gồm 4 bước sẽ mở ra. Bạn chọn các rule thích hợp trong mỗi cửa sổ.

Bước 3, bạn nhấn vào nút Forward tới đường link danh sách, nhập địa chỉ e-mail forward của bạn, và nhấn OK.

Bước 4, bạn gõ tên rule forward mới (chẳng hạn như Forward tới địa chỉ Yahooo) và nhấn OK.

Bây giờ mail  của bạn sẽ xuất hiện bình thường trong hộp mail  công ty, đồng thời nó được chuyển tiếp tới địa chỉ e-mail yêu cầu. Tuy nhiên, hãy chú ý rằng nếu bạn reply lại e-mail từ địa chỉ được chuyển tiếp thì người nhận sẽ thấy địa chỉ đó chứ không phải là địa chỉ mail  của công ty.

7. Bảo mật  e-mail

Cho dù mail  của bạn có được truyền trên mạng công ty  hay thông qua dịch vụ  Web  mail  thì công ty  cũng bạn cũng có quyền theo dõi những e-mail ra và vào của bạn. Nhưng bạn cũng có thể “cắt đuôi” sự theo dõi này bằng cách mã hóa e-mail.

Để mã hóa bất cứ thông điệp e-mail nào, tất cả những gì bạn cần là một chứng nhận Digital  ID. Rất nhiều các công ty  bao gồm VeriSign đều bán dịch vụ  này với giá 20USD mỗi năm. Để gắn một Digital  ID vào Outlook 2003, bạn chọn Tool - Options - Security và nhấn vào nút Get Digital  ID. Khi đã được tích hợp, ID sẽ tự động cài vào trình duyệt  web  hoặc chương trình  e-mail. Digital  ID hoạt động  như một tiêu đề điện tử  dành cho các chữ ký  viết tay hoặc bì thư gắn kín. Nó cho phép bạn mã hóa e-mail và file đính kèm, ngăn không cho những người khác đọc lén. Để người nhận có thể mở được mail, bạn phải gửi mật khẩu  cho họ.

Bạn có ý kiến gì về bài viết 7 “mẹo lớn” dành cho nhân viên văn phòng này? Hãy gởi suy nghĩ, bình luận, đánh giá, lời khuyên ... của bạn về bài viết 7 “mẹo lớn” dành cho nhân viên văn phòng bạn tại đây.